A folha de pagamento é uma das partes mais importantes da gestão financeira de uma empresa. No Brasil, a lei determina que a organização realize a contabilização dela no próprio mês em que ocorre a prestação do trabalho referente à remuneração.

Entretanto, o pagamento dos salários ainda pode ser realizado no mês seguinte, uma vez que a legislação trabalhista assegura que o pagamento ao colaborador deve ser feito até o quinto dia útil do mês subsequente. Para a empresa, o controle da folha se torna ainda mais essencial, pois representa uma das maiores fontes de gastos.

Vale lembrar que em tempos de eSocial, é imprescindível saber exatamente o que pede a legislação. Afinal, com a entrada em vigor desse projeto do governo federal, prevista para janeiro de 2018, muitas obrigações trabalhistas deverão ser informadas de imediato. Assim, separamos algumas perguntas para esclarecer suas dúvidas sobre esse documento fundamental para qualquer companhia. Vamos a elas!

De maneira resumida, a folha de pagamento é uma lista com as remunerações pagas a cada colaborador de uma empresa. Para se chegar a ela, são feitos vários cálculos, baseados em uma análise de diversos fatores que compõem a remuneração de cada funcionário.

Além de informações relativas a salários, descontos e bônus, também são discriminados os dias trabalhados, as faltas, o cargo ou as horas extras realizadas pelo colaborador. Dessa forma, o documento pode ser visto como um histórico do funcionário na empresa.

O documento tem o propósito de organizar e registrar valores referentes a remunerações dos colaboradores, com os devidos descontos e acréscimos. A folha tem validade legal para comprovação de renda e atividade remunerada.

Dessa maneira, o documento tem função contábil e fiscal, além de sua importância operacional. Isto significa que, para o governo, a folha de pagamento funciona como um comprovante das arrecadações de verbas trabalhistas, além de ser um importante instrumento para fiscalizar possíveis irregularidades.
Já para a empresa, ela é fundamental para levantamento de dados e controle financeiro.

Normalmente, a folha de pagamento é gerida pelo departamento pessoal das empresas, uma vez que seu cálculo requer conhecimentos técnicos e específicos.
Comumente, as organizações recorrem ao uso de softwares para realizar esse serviço. Trata-se de uma boa alternativa, já que isenta o departamento de RH de realizar exaustivas conferências de dados e diminui a incidência de falhas por erro humano.

É importante lembrar que entregar a folha de pagamento com erros pode trazer vários problemas para a empresa, como multas e ações trabalhistas. Portanto, é imprescindível que haja precisão na formulação do documento. 

A folha de pagamento representa a soma de todos os registros financeiros relativos aos colaboradores. Legalmente, o documento pode ser confeccionado de forma manuscrita ou por meio de processos eletrônicos.

O processo acontece da seguinte maneira:
• Primeiro ocorre a classificação do colaborador em relação à sua categoria, que determina as regras para o cálculo de seus valores.
• Depois, são analisadas as horas trabalhadas, faltas do mês (e se foram justificadas), horas extras, jornadas adicionais, descanso, entre outros pontos que afetam o total de horas trabalhadas e remuneradas.
• Então, são observados impostos e benefícios, como INSS, FGTS, férias e 13º salário. Aqui, é feito o cálculo do desconto do Imposto de Renda.
• Por fim, são deduzidos os valores de benefícios legais como vale-refeição e vale-transporte. 

Há vários processos que fazem parte da realização da folha de pagamento que podem ser automatizados. A administração dela, com seus encargos, o controle da jornada de trabalho dos colaboradores e a emissão do holerite são alguns exemplos de como a tecnologia pode intervir e otimizar essa gestão.

Além disso, com o uso de software pode-se agilizar processos como o acompanhamento do registro de ponto e das horas extras, agendamento de férias e até pagamentos, como o décimo terceiro salário.