Confira no link a 3ª parte desta série:
ACERTE AS QUESTÕES DE LOGÍSTICAS E SUPORTE

Equipamento

Antes de um novo funcionário começar, a empresa contratante deve considerar problemas de equipamento logístico. Pensando no cenário imposto pela pandemia de Covid-19, por exemplo, não apenas o novo funcionário estará em casa, mas também os profissionais de RH que cuidarão do processo de onboarding remoto e até mesmo a equipe de TI da empresa, necessária para resolver qualquer problema relacionado à comunicação virtual nesse momento.

Assim, é importante certificar que todos tenham acesso a um equipamento adequado para garantir a boa comunicação, o que em alguns casos pode incluir, inclusive, enviar um computador da empresa para a casa do novo funcionário com as configurações e sistemas necessários também para o desempenho de suas tarefas, afinal, antes que um funcionário possa começar a ser remotamente integrado, ele precisa ter as ferramentas físicas necessárias para acessar programas, recursos e tudo o mais da empresa.

Acesso

Tão importante quanto o equipamento está o acesso que esse novo funcionário terá a recursos específicos da empresa como intranet, programas e sistemas internos, por exemplo. Se possível, é aconselhável designar que um membro da equipe de TI dê o suporte para o novo funcionário, garantindo que ele tenha acesso rápido e contínuo a todos os recursos de que precisa para começar no novo emprego.

Orientação e treinamento

Os responsáveis pela contratação devem fornecer aos novos funcionários versões virtuais de documentos importantes da empresa que os ajudarão a saber mais sobre a cultura organizacional da empresa, bem como suas políticas e procedimentos, como o manual do funcionário e o código de conduta. Além disso, é importante fornecer sessões virtuais (reuniões) para substituir orientações ou sessões de treinamento obrigatórias. Esses são procedimentos básicos para deixar tudo preparado para o primeiro dia de trabalho do novo profissional da empresa.

INTEGRAÇÃO

Defina expectativas com os novos contratados

Dos erros mais comuns cometidos pelos empregadores na hora de planejar um onboarding remoto está não definir as expectativas de forma clara com os novos contratados. Mas é preciso lembrar que um processo de integração que está sendo feito de forma não presencial torna ainda mais importante esclarecer essas expectativas, que devem ser discutidas incluindo os valores da empresa, os objetivos da equipe e os objetivos e responsabilidades dos novos funcionários.

Assim, comunique claramente as expectativas da empresa aos novos funcionários antes que eles comecem a trabalhar. A integração dos profissionais com uma imagem clara de seus deveres é a base para contratações bem-sucedidas. Verifique se os novos funcionários compreendem suas tarefas e os sistemas que deverão usar no dia a dia de trabalho.

Introduza os novos profissionais para se sentirem bem-vindos

Trabalhar remotamente pode ser um desafio para aqueles que estão acostumados a um espaço de trabalho compartilhado tradicional.

Portanto, é importante fazer o possível para garantir que as novas contratações se sintam confortáveis o suficiente para fazerem parte da empresa e da equipe, afinal, é muito importante que os novos funcionários se tornem uma parte funcional da mesma. Assim, é essencial apresentá-los aos outros membros da equipe, mostrando que ali eles podem buscar ajuda e criar relacionamentos importantes para a satisfação e o desempenho no trabalho.

Uma boa dica é conectar o novo funcionário a membros veteranos da equipe em um relacionamento orientado para que o recém chegado entenda melhor os objetivos e valores da empresa.

Crie um sentimento de pertencimento

Além de dar boas-vindas ao novo profissional, um bom onboarding remoto deve criar o sentimento de pertencimento desse profissional à empresa. É comum que novos funcionários (remotos ou não) sintam uma sensação de síndrome de impostor, isolados em um novo como ambiente onde ainda não conhecem ninguém.

Para combater essa solidão, disponibilize canais integrados entre os funcionários, como grupos no WhatsApp ou espaços virtuais como o Slack, incentivando a comunicação e a colaboração entre todos.

Incentive o aprendizado colaborativo

Além de providenciais canais de comunicação onde todos os funcionários estejam integrados, é importante incentivar o aprendizado colaborativo. Quando os novos funcionários precisam trabalhar em grupo para concluir uma tarefa ou um projeto, por exemplos, eles criam vínculos com os membros já existentes da equipe. Essa também é uma maneira inteligente de treinar equipes de forma integrada.

Não sobrecarregue os novos profissionais

Um grande número de processos, etapas e atividades pode sobrecarregar os novos funcionários, e isso não é o ideal.

Priorize o treinamento das novas contratações focando apenas nas habilidades que são absolutamente essenciais para que eles possam fazer seu trabalho. Esmagar novos funcionários com muitas informações de uma só vez pode levar a confusão, estresse e frustração.

Refine sempre o onboarding remoto

Para cada novo processo implementado no onboarding, vale revisar seu impacto e resultados. Documente e avalie como os funcionários novos e os já existentes reagem ao processo de integração.

Descubra o que funciona melhor para a integração dentro de cada equipe, e adapte as etapas sempre que preciso.

Um feedback com os contratados recentes é essencial para garantir essa melhoria contínua dos processos. Depois que os novos funcionários estiverem integrados há algum tempo, pergunte quais foram os pontos positivos e os negativos em sua estratégia de integração. Ao avaliar e aprimorar constantemente o onboarding remoto, é possível ajudar os funcionários a se adaptarem facilmente às novas funções, refinando os processos futuras contratações.